メール仕事は、当然文字入力が基本作業。
だからといって、時短するにはタイピングを練習するしかないなんて思っていませんか？

実際にはビジネスメールでは定型文が多く使われているので、
メールの作成は、テンプレートやクイック操作で大幅な時短が見込める絶好の短縮ポイントなんです。

例えば、いつも悩んでいたメールの書き出しがクリック一発で入力できたら…？？

メール速攻時短術の第3弾は、テキスト自動化のススメ。
慣れた方法を見直して、ごっそり時短していきましょう。

1. 定型メールはテンプレートで作っちゃおう！

テンプレートは、作成したメールをテンプレートとして登録するだけでいつでも呼び出して使えるし、
宛先などは毎回変更できるので、少しずつ文面を変えて使うことが多いビジネスメールには重宝する機能。

これの便利な点は添付ファイルもまとめてテンプレートできる点。

例えば同じファイルを何人にも送る必要があるとき、メールごとにファイルを添付しなくてよくなり、
添付忘れや添付間違いもなくなります。（添付ファイルのミスは、最も多いミスのひとつ）

作り方は、普通のメールを書くのと同じ。

[ホーム]タブで[新しいメール]を選んでからテンプレートになるメールを作成します。
宛先や件名は空欄にしておけば、テンプレートを使うときに
その都度送りたい宛先などを入れたらいいので汎用性が高いテンプレートになります。

作成したら[ファイル]→[名前を付けて保存]を選択。
[ファイルの種類]を[Outlookテンプレート]にします。
これでテンプレートとして保存されます（拡張子は[.oft]）。
保存はデスクトップなどのわかりやすいところに。
元になったメールは必要なければ削除してOK。

早速、テンプレートを使ってみる！

ではでは、早速作りたてのほっかほかテンプレートでメールを作成してみよう。
保存したテンプレートを開くと新規メールの作成画面が出るので、必要な箇所だけ手を加えれば出来上がり。
1からタイピングすることを考えると圧倒的に早い。赤いモビルスーツくらい早いかもしれない。

テンプレートは修正できます！

テンプレートに改良したい箇所が出てきたり誤字脱字などを直したいなんて場合は、
テンプレートを開いてメール作成画面で修正してから、[ファイル]→[名前を付けて保存]を選び、
元のテンプレートと同じファイル名で上書き保存してしまえばOK。
ここで注意してほしいのが、必ず[名前を付けて保存]を選ぶこと。
[ファイル]→[上書き保存]では[Outlookテンプレート]にならず、ただの下書きが保存されちゃうので。

不要になったテンプレートファイルは普通のファイルと同じように削除できる。[Delete]でポイだ。

2. 使用頻度の高い定型文は、マイテンプレートで一発作成！

お次は、マイテンプレートで定型文を作る方法です。

メールの一部に特定の文章を入れ込みたいとき、
例えば、お決まりのメールの書き出し部分などを登録しておけば
テンプレートを作るほど大げさではなくかんたんに使えるので、
こちらの方が使い勝手がいい場合もあります。

新規メッセージ画面→リボン右端の[テンプレートを表示]をクリック。
続けて[続行]をクリックして、[+テンプレート]をクリックします。
テンプレート作成画面になるのでテキストを入力して[保存]です。

3. 署名機能をテンプレート的に使ってみる！

署名は、その名の通りメールに署名を入れる機能。
すでに活用している人も多いと思いますが、文末に名前を入れるだけにしか使ってないとしたらもったいない。
より効果的にメール仕事を時短していくためには、署名だけでなく挨拶や締めの言葉など
メールでいつも書いているテキストを、丸っと入力してテンプレート的な使い方をするのが冴えたやり方だ！

署名の登録は、
[ファイル]タブ→[オプション]の画面で[メール]を選択し、[署名]をクリック。
[署名とひな形]の設定画面で[新規作成]し、使いたい文章を入力して[保存]すればOK。
これで新規メール画面で[メッセージ]タブ→[挿入]エリアの[署名]から作成した署名を選べば、署名が挿入されます。

4. クイックアクセスでショートカットを自作する！

画面の左上に並んでいるアイコンはクイックアクセスツールバーといって
自分でショートカットを作れる機能です。
これを使って、よく使う機能は自分でショートカットを作ってしまおう。

クイックアクセスツールバーのアイコンはクリックしなくても[Alt]+[数字キー]で操作できます。
[数字キー]はアイコンの順番。例えば、左から2番目のクイックアクセスを使いたいなら[Alt]+[2]です。

すでに割り当てがあっても、[Alt]+[数字キー]で覚えやすいので、
よっぽどショートカットを覚えている人以外は、自分で作った方が早いんじゃないかなと思います。

クイックアクセスツールバーの右端のプルダウンメニューで[その他のコマンド]を選択。
あとはコマンドを選んで[追加]します。ここでは[新しい予定]を追加しました。

5. ファイル添付はコピペでかんたんに

メールを書いていて割と手間なのが、ファイルの添付。
普通にドラッグして添付したつもりがミスっていたり、
ドラッグしやすいようにウィンドウを微調整したりするのもちょっと面倒だし。
そんな手間もミスもなくしたいなら、ファイルはコピペで添付しよう。

添付忘れも防げる、先に添付するファイルをコピーしてからメールを作成するやり方です。
まず、目当てのファイルをコピー→受信トレイのどれかを選択し、[Ctrl]+[V]でペースト。するとファイルが添付された状態で新規メール画面が開く。最初に添付しておけばミスも防げるし、後で手間取ることがないので良しっ！

時短ポイントを見極めて、文字入力を最小限に！

今回はメール仕事の本丸、

「書く作業」をいかに減らすかというテーマでご紹介してきました。

上手く使えそうなTipsはあったでしょうか？
今回ご紹介したTips以外でも、色んな場面で時短ポイントが存在するでしょう。
アウトルックにはたくさんの自動化機能があり、それらは時短と非常に相性がいいものです。
大事なのは、「ここは削れそうだな」「あの機能で代替できそうだな」と作業しながら
常に時短ポイントを見極めていくことです。

毎日必ず使うメールだからこそ、
ちょっとの時短が1日の終わりに大きな余裕を生む。
それがメール速攻時短術！貴重な時間、節約していこ！

メール速攻時短術の第2弾は、受信メールをどう料理して時短に繋げていくかがテーマ。

多くの連絡に対応しないといけない仕事のメール作業において、受信メールをどう捌くかは1番の悩み。
溜まる一方の受信メールがすべて要返信なわけではないし、
緊急の用件もあれば、すぐには対応できないものや、一読してそのまま捨ててもいいメールだってある。
ここの振り分けに労力を取られてしまっては、やれる仕事もやれなくなってしまうというもの。

この受信メールに、ちょっとしたルールを設定するだけで作業時間が劇的に改善します！

1. フォルダに仕分けるメールは対応済みのメールだけ！

受信したメールは、まず対応が終わったものから別フォルダにガンガン仕分けしてしまいましょう。
そうすれば受信トレイには未対応メールのみが残るので、
受信トレイを見れば対応しなければいけない仕事がすぐわかるという訳です。

まずはメールを仕分けるフォルダを作ろう！

メール整理には、なにはなくとも仕分け先のフォルダが必要です。
まずは仕分けに使うフォルダを作ってみましょう。
フォルダはプロジェクトA、Bなど案件で分けたり、あるいはクライアント別などにして作ります。

[フォルダー]タブの[新しいフォルダー]をクリック。
[新しいフォルダー作成]ダイアログが出てくるのでフォルダ名を入力して、置きたい階層を選べばOK。

フォルダへの移動はドラッグが便利

メールをフォルダに移動するには、一覧に表示されているメールを
そのままドラッグしてフォルダに持っていけばOKです。
あるいは[ホーム]タブの[移動]から移動先のフォルダを選ぶやり方もあります。
お好きな方でどうぞ。

受信トレイは未対応メールだけにして、”やることリスト”にする！

フォルダが作れたら、あとは仕分けるだけです。
対応済みの既読メールは全部フォルダに合わせて仕分けしていきます。
もう見返す必要がないメールは思い切ってゴミ箱行きです。

つまり、
対応が必要なメール　　→　そのまま受信トレイに置いておく
対応が終わったメール　→　任意のフォルダへ移動する
です。

未処理フォルダを作ればいいのでは？と思うかもしれませんが、
ワンアクション増えるのが面倒ですし、
受信トレイのように毎日必ず見るフォルダなら忘れる心配がなくなるって寸法です。

2. 要返信メールはフラグで管理

受信トレイに残したメールで返信が必要なものにはフラグを立てておきます。

フラグを立てたメールは、どんどん返信してからフラグを削除しましょう。
受信トレイの”やることリスト”状態を維持したいので
返信以外に対応が不要になったメールは任意のフォルダへ移動です。

フラグ立てはメッセージ一覧で任意のメールのフラグアイコンをそのままクリックすればOKです。

3. メールチェックは自分の仕事のタイミングに合わせて！

皆さんはどのくらいの頻度でメールチェックやってますか？

頻繁なメールチェックは他の仕事の能率を下げてしまいますし、
1日1回で十分な仕事の人、毎時間チェックが必要な人、その中間の人、
全員に共通したこれが正解というものはもちろんありません。

ほとんどが電話連絡で済む仕事と、
メールのやり取りが業務の半分以上を占める仕事では
適切な頻度というものは変わってきます。

ちょうどいい頻度は各々見つけてもらうとして、
メールチェックの頻度を設定する方法をご紹介しておきましょう。

メールの受信間隔を設定するには[ファイル]→[オプション]をクリックし、
[Outlookのオプション]ダイアログを表示。左側の[詳細設定]から[送受信]をクリック。
[送受信グループ]ダイアログで[次の時間ごとに〜]にチェックを入れ、自動受信の間隔を設定します。

必要なら受信メールの通知も設定しておきましょう。
[Outlookのオプション]ダイアログ→左側の[詳細設定]から[アラーム]の項目の
[音を鳴らす][その他のウィンドウの上にアラームを表示する]にチェックをいれてください。

4. 同じ相手からのメールを一気に確認する

仕事をしていて特定の相手からのメールをまとめて確認したい時、
検索機能を使うのもいいんですが、検索ボックスにわざわざ名前を打つのも手間。

避けれる無駄は、無駄なく避けるのがモットーの速攻時短術ですから、
マウスだけで簡単に探し出す方法をご紹介します。

メッセージ一覧の探したい相手からのメールを右クリック。
表示されたメニューの[関連アイテムの検索]→[差出人からのメッセージ]を選択。
これで同じ差出人からのメールだけがまとめて表示されます。

検索ボックスを使う際の小技として、検索対象の範囲を変更できます。
初期設定では[現在のメールボックス]になっていて受信トレイのメールを検索しますが
それ以外を検索したいときは、検索ボックスをクリックし、
左側に出てくるメニューから対象範囲を変更しましょう。

さらに検索ボックス内右端のマークからは、より高度な検索ができます。
本文や件名だけから検索したり、受信日時で区切ることも可能なので上手く使い分けてみましょう。

5. 自動処理設定で速攻メール仕分け！

1日に何十件もメールが届く人もいるでしょう。
それら全部を手作業で仕分けするには労力も時間も馬鹿にならないですよね。

避けれる無駄は、無駄なく避けるのがモットーの速攻時短術。
ならばDMやメルマガなど急を要さないメールなどは、
そのまま自動で仕分けされるようにしてみたらどうでしょうか？

フォルダへ自動で移動するようルール作成！

メール整理を楽にするために、仕分けルールを使って特定のメールは自動処理していくよう設定します。
これで、受信トレイをスルーしてそのまま任意のフォルダへメールがズドンです。

例として[可児]というフォルダを作りました。ここに可児さんから来たメールを仕分けるルールを設定します。
メアドや差出人で仕分けるなら、相手から来たメールを使うのがかんたんです。

メッセージ一覧からメールを選択→[ホーム]タブの[ルール]から[次の差出人からのメッセージを常に移動する]を選択。[仕分けルールと通知]ダイアログから仕分け先のフォルダ（ここでは[可児]フォルダ）を選べばOKです。

自分なりのアレンジで時短を追求してみよう！

さて、今回はメール整理に関わるTipsをご紹介しました。
なるべく無駄をはぶきいて、仕事をやりやすくする方法ですが
ここからさらにそれぞれのスタイルや好みに合わせて
工夫したりアクションを付け加えていってください。

「受信メールの速攻整理がすばやい仕事の下拵え」です。

どうかこれだけでも覚えて帰ってくださいね！

毎日必ず使うメールだからこそ、
ちょっとの時短が1日の終わりに大きな余裕を生む。
それがメール速攻時短術！

貴重な時間、節約していこ！

エクセル？ワード？パワーポイント？

いえいえ。

意外かもしれませんが、1番はメールなんです。

新入社員からCEOまでどんな役職、業務内容でもメールは使いますよね。
朝一のメールチェックに始まり、データの添付や進捗報告、アポイントメントの相談などなど、
勤務中、あまりにも当たり前にメールのやり取りをしているので、
かなりの時間をメール作業に割いていることは意識し難いのかもしれません。

しかし、現代のビジネスにおいてメールは
最も重要で最も軽視されているITスキルと言っても過言ではないんです。

このメールのやり取りを今より少しでも効率よくできれば
ひとつひとつは大した短縮ではなくても、
トータルで考えると大きな時短になります。

今回からアウトルックをメールアプリとして使っている方に向けて
ビジネスの要になっているメールでのコミュニケーションを
より効率よく、より時短できるTipsをお伝えしていきたいと思います。

アウトルックの便利な機能を使ってサクサク仕事をこなしちゃいましょう！
メールに時間を奪わせないメール速攻時短術です！

1. 画面は使いやすくカスタマイズしてしまえ！

アウトルックは、エクセルやワードなどと違い、
画面に表示する要素やレイアウトを好みでカスタマイズできます。
このカスタマイズが無駄な動作を減らす重要なポイント。
初期設定のままだと表示するのに1クリック2クリックしなければいけないところを
それが必要のない配置にしておけば、1日分ならかなりの時短になります。

アウトルックは優秀なメールアプリですが、初期設定では表示される情報量が少なく、
必ずしも使いやすいとは言えないレイアウトになっています。
毎回ちょっとした不便を感じながら使うのはストレスですし、作業の大きなロスになります。
必要な機能や情報にパッとアクセスできるように画面構成を変えてしまいましょう。
避けれる無駄は、無駄なく避ける。それが速攻時短術です。

閲覧ウィンドウは右側が正義

まずは閲覧ウィンドウを見やすい位置にレイアウトしましょう。
下側に置いてしまうとパッと開いた時に挨拶だけしか見えない、ということになりがち。
最近のモニタはワイドですから閲覧ウィンドウは右に並べてしまうのが便利です。
ビジネスメールはほとんど用件のみの簡潔なものが多いと思うので
これくらいの高さがあれば内容もほとんど把握できるはず。

[表示]タブの[レイアウト]グループにある[閲覧ウィンドウ]から右置き、下置き、表示オフが選べます。

1番右側に予定表を表示

予定表も表示しておけばなにかと便利です。

アウトルックはスケジュールやタスク管理などができる[ToDoバー]という機能があり、
もしメール以外の機能を使っていないのなら非常にもったいないのでぜひ覚えていってください。

画面右側に[予定表][連絡先][タスク]を選んで表示できます。

予定表を固定しておけば、メールを書いていて「この日の予定どうだったかな？」と
わざわざ画面を無駄に切り替えずとも、メールとスケジュールを同時に確認できるようになります。

[表示]タブの[レイアウト]グループにある[ToDoバー]から表示できます。

フォルダーウィンドウは、非表示

画面左端のフォルダーウィンドウは少々幅を取るので気になるようなら隠してしまうこともできます。
[<]をクリックすれば最小化できます。戻すときも[>]をクリックして、ピンマークを押せば標準表示に。

[表示]タブの[レイアウト]グループにある[フォルダーウィンドウ]からも[標準]や[オフ]にできます。

送信メールの書式は、テキスト形式に統一！

アウトルックはHTMLやリッチテキストなどの書式を選べますが
一般的にビジネスメールではHTML形式は避けられる傾向にあるので、
送信メールは相手の環境に依存しないテキスト形式に統一してしまいましょう。

ちなみに、HTMLはホームページを作るのに使われる言語で
文字の背景に画像をレイアウトしたりフォントカラーを変えたりできる形式。

テキスト形式は、文字そのものの情報しか含まれないシンプルなテキストオンリーの形式です。

テキスト形式は文字情報だけなので軽く送信も速い。
かつ、読む側にも送った通りのものが届くので問題が少ないわけです。

[ファイル]→[オプション]から[Outlookのオプション]ダイアログを開く。
左側の[メール]から[メッセージの作成]にあるプルダウンで[テキスト]形式をクリック。
[OK]で設定が保存されます。

なお、受信するHTMLメールもすべてテキスト形式にすることもできます。
変なウィルスが入っていても怖いので、受信メールもテキスト形式に設定してしまっていいと思います。

[ファイル]→[オプション]から[Outlookのオプション]ダイアログを開き、左下の[トラストセンター]をクリック。
続いて[トラストセンターの設定]をクリックします。[トラストセンター]ダイアログの左側にある[電子メールのセキュリティ]の[テキスト形式で表示]の2つの項目にチェックを入れたらOK。

2. 細かい表示設定が速攻の秘訣！

アプリの挙動には関係ない部分ではありますが、
使いやすさがグッと増すちょっと細かい表示設定もいじっていきます。

メッセージ一覧の表示間隔を詰める

地味です。地味ですが、このちょっと詰めると詰めないのでは
視認性がかなり変わるので面倒臭がらず変更しておきましょう。

[表示]タブの[間隔を詰める]をクリックです。

プレビュー表示もオフにしてOK！

更にメッセージ一覧の表示件数を増やしたければプレビュー表示もオフにしてしまおう。
プレビュー表示はメールの1〜3行目までをメッセージ一覧に表示できる機能。
でも右側に閲覧ウィンドウを配置してしまえば、まるまる本文が確認できるのであまり意味がない。
ここは思い切ってプレビューも断捨離だ。

[表示]タブの[メッセージのプレビュー]で表示を無効にできる。

返信は別ウィンドウで。これ基本です！

アウトルックの初期設定では返信しようとすると閲覧ウィンドウに返信メールの作成画面が表示されてしまいます。
元メールの内容を確認するには、引用部分をスクロールしないといけないので非常に不便。
こうならないように返信メールは別ウィンドウで開き、
元メールの横に並べて書けるように設定しちゃいましょう。

[ファイル]→[オプション]から[Outlookのオプション]ダイアログを開く。左側の[メール]をクリック。下にスクロールすると[返信/転送]の項目があるので、そこの[返信と転送を新しいウィンドウで開く]をチェックし、[OK]をクリックします。

使用頻度の高いフォルダにはすぐアクセスできるようひと工夫！

お気に入り登録でわかりやすい上位にフォルダを配置
フォルダを色々分けて管理していると
顧客別、案件別など気づいたらフォルダどんどん増えていくことってありませんか？
そうなってくると頻繁に使うフォルダはわかりやすい位置に欲しいもの。
フォルダはドラッグすれば簡単に移動できますが[お気に入り]を使う方法もあります。
[お気に入り]は自由に登録でき、フォルダーウィンドウの1番上に表示されるのでかなり便利です。
初期設定では送信済みアイテムや下書きなどのフォルダが入っていますが、不要なら削除してしまいましょう。

[表示]タブの[フォルダーウィンドウ]から[お気に入り]をクリックすればお気に入りの表示・非表示ができます。

お気に入りに入れたいときは、フォルダーウィンドウ内のフォルダを選び、
[フォルダ]タブの[お気に入りに追加]をクリックで登録ができる。
もっと簡単にドラッグしても登録できます。逆に削除したいときは、
お気に入り内のフォルダを選んで[お気に入りに追加]をクリックすればお気に入りから削除されます。

その他ちょっとしたことですが、フォルダ名の先頭に＊などの記号を入れて目立たせると、
より視認性が高くなるのでオススメです。

すぐに見たいフォルダは設定で起動即表示！

アウトルックは通常、起動すると受信フォルダが開きます。
けれどいつも最初に確認するフォルダがあるなら設定で変更も可能ですよ。

[ファイル]→[オプション]から[Outlookのオプション]ダイアログを開く。左側の[詳細設定]をクリック。
[Outlookの開始と終了]の[Outlookの起動後に表示するフォルダー]でフォルダを選べばOK。

ちょっとずつでも時短を意識していこう

アウトルックの設定は人それぞれ使いやすいパターンがあると思います。
今回ご紹介したTipsを丸っと全部試してみるも良し、使えそうなところだけつまんでみるのも良しです。

毎日必ず使うメールだからこそ、
ちょっとの時短が1日の終わりに大きな余裕を生む。
それがメール速攻時短術！

貴重な時間、節約していこ！